Употреба прекретница у управљању пројектима

Садржај

• Када се користе главни кораци пројекта
• Колико често стављате прекретнице у свој план
• Како су приказане прекретнице на вашој Ганттовој карти
• Како именовати прекретнице
• Како уклонити прекретнице
• Коришћење прекретница за комуникацију

Једна од главних карактеристика пројекта је та да траје одређено време. То би могло бити било шта, од неколико недеља до неколико година, а у неким случајевима, за велике грађевинске пројекте или јавне радове, деценијама.

Да би пратили напредак на том путу и ​​осигурали да се кључни резултати постижу у складу са временском линијом, руководиоци пројеката користе прекретнице.

Пројектна прекретница је задатак са нултим трајањем који означава достигнуће у пројекту. Користе се као начин да покажу кретање и напредак напред и покажу људима шта се догађа, чак и ако немају детаљно знање о задатцима који су ту да стигну. У том погледу, они су врло корисни за комуникацију са заинтересованим странама и постављање очекивања.

Када се користе главни кораци пројекта

Главне фазе у управљању пројектима користе се за обележавање:

• Почетак значајних фаза рада
• Крај значајних фаза рада
• Рокови
• Када се донесе важна одлука
• Друге фиксне тачке у времену које је потребно посебно позивати

Колико често стављате прекретнице у свој план

Курс за обуку може препоручити постављање прекретница у ваш план отприлике једном месечно. То је у реду и добро је правило, али морате користити своју професионалну просудбу. Неки месеци би могли да имају много активности са важним састанцима који ће бити означени као прекретнице, доношење одлука и затварање једне фазе и почетак друге.

У другим месецима ћете можда бити фокусирани на извршење, са врло мало, ако ништа друго, на чему можете да висите прекретницу.

За потребе извештавања, корисно је створити разлог да се једном у сваком циклусу извештавања успостави прекретница.

Како су приказане прекретнице на вашој Ганттовој карти

Главни кораци су једна од компоненти Ганттове карте и на графикону су приказани као дијамант. Они се не приказују као нормалан задатак јер имају трајање нула: другим речима, они не узимају вријеме. У сврху планирања на Ганттовој карти, они се управо дешавају.

Ако не користите карте Гантта, и даље можете да користите прекретнице. Ево 5 алтернатива за Ганттове карте: и даље можете да укључите главне кораке у свој план користећи ове.

Ако желите да будете лично организовани, а софтвер за управљање пројектима није потпуно интегрисан у ваш календар, можете да копирате и залепите кључне датуме у свој дневник. У зависности од тога како желите да радите, ово може да вас подсети на оно што треба да се појави.

Како именовати прекретнице

Главне тачке требају имати јасан опис вашег распореда пројеката, али не онај који подразумева да су задатак. Зато их не треба звати „Договорите се да пређемо у Фазу 2“, већ „Фаза 2 почиње“. Ако желите да одразите покушај постизања споразума за прелазак у фазу 2, додајте задатак непосредно пре прекретнице како бисте га покрили.

Главне тачке треба да опишу тренутак у коме се представљају овако:

• Фаза испитивања завршена
• ПИД је одобрен
• Уговор потписан

Многи руководиоци пројеката одлучују да нумеришу своје кораке ради лакше референце. Ако користите структуру рашчламбе на раду, можете користити нумерирање из тога. У супротном, у реду је користити М1, М2 и тако даље, како би било јасно на шта мислите. Јасна структура именовања постаје све важнија како се повећава број прекретница, па размислите о томе како ћете то урадити ако ваш пројекат траје неколико месеци.

Како уклонити прекретнице

Главни кораци су део вашег распореда пројекта, тако да када је ваш распоред базиран, требало би да размислите о својим прекретницама.

Ако желите да промените датуме својих прекретница, требало би да користите свој стандардни поступак контроле промена за прилагођавање плана. Ово би могло бити једноставно као разговор са спонзором вашег пројекта и давање до знања о томе зашто се датуми морају мењати, или као формални облик састављања новог препорученог распореда и одношења одбору за планирање који је ратификован.

Најбоље је да откријете који ће бити ваш процес одјаве за прекретницу, ако постоји, пре него што га требате да користите, тако да не губите вријеме када морате да извршите промену.

Коришћење прекретница за комуникацију

Главни догађаји су корисни за комуникацију и извештавање јер представљају минималне тачке контроле у ​​плану. Другим речима, ако сте извели све остале задатке, и даље бисте могли да видите шта се дешава и да наставите да се пројекат креће напријед користећи само прекретнице.

Требали бисте бити у могућности да извучете прекретнице и ставите их на контролну таблу или извештај о пројекту. Они би требали испричати причу о пројекту довољно детаљно да удовоље људима с којима пријављујете, обично ваш спонзор пројекта или друга извршна група попут управљачке групе (или одбора за пројекте). Сваког месеца или на фреквенцији извештавања коју користите можете да покажете који су прекретници постигнути.

Извештавање против прекретница је прилично једноставно и често се врши као табела. Наводите опис прекретнице, датум када је требао доћи, а затим нови предвиђени датум. Када је прекретница постигнута и може бити означена као потпуна, додајте и тај датум. Надамо се да ће бити исти као и предвиђени датум, али пројекти не функционишу увек тако.

Табела попут ове даје очигледно шта је комплетирано и шта је преостало. Бићете у могућности да испланирате одговор на питање „Зашто нисмо постигли ту прекретницу?“ пре него што одете и састанете се са својим спонзором или пошаљете извештај.

Када је ваш пројектни план врло дугачак и имате пуно прекретница, лакше ћете одустати од завршених прекретница у сваком циклусу извештавања. Извештавајте само о прекретницама које су предстојеће или завршене тог месеца: следећег месеца скидајте све што је завршено прошлог месеца, тако да не морате стално да додавате дужину извештаја тако што ћете људима говорити о послу за који већ знају да је завршен.

Главни кораци су заиста користан алат за управљање пројектима за планирање, заказивање и извештавање и лако их је користити. Ставите неке у свој следећи план пројекта, пратите их и сазнаћете која фреквенција најбоље ради за вас.

Као и у свему у управљању пројектима, флексибилно их користите како бисте постигли жељени резултат, користећи ове савете и смернице за обавештавање о сопственим одлукама.