Пракса управљања састанцима помажу побољшању продуктивности

Садржај

• Кључ за управљање састанцима - Станд ПАТ
• Започните састанке на време
• Држите састанак на тему
• Чувајте и дистрибуирајте белешке / записнике о састанцима
• Доња граница

Много свог радног живота проводимо на састанцима. У многим случајевима, лоше праксе управљања састанцима резултирају непродуктивним коришћењем времена учесника. У сродном чланку нудимо смернице о претворби пет заједничких сценарија састанка у продуктивне догађаје. Ево додатних идеја за подршку јачању корисности, продуктивности и утицаја састанака.

Кључ за управљање састанцима - Станд ПАТ

Неки менаџери запошљавају П.А.Т. приступ састанцима, који захтева а Пурпосе, ан Агенда и Тимефраме. Наоружавање учесника са овим критичним тачкама контекста уочи сесије осигурава да се људи појаве спремни да учествују и подрже укупну намеру састанка. Јасан П.А.Т. контура помаже у осигуравању продуктивне сесије.

Требали бисте бити у могућности да дефинишете сврху састанка у највише 1 или 2 реченице. "Овај састанак је планирање нове маркетиншке кампање" или "овај састанак је да се преиспита нова политика отпреме за руковање повратима." Сврха помаже осигурати да сви знају зашто су тамо, шта треба учинити и како усмјерити напредак и тежити ка закључку.

Одредите дневни ред. Наведи предмете које ћеш прегледати / разговарати / прегледати. Желимо да доделимо временско ограничење свакој тачки дневног реда (види доле) и идентификујемо особу која је одговорна за модерирање дискусије. Подесите временски оквир; у најмању руку поставите време почетка и завршетка. Такође препоручујемо да одредите трајање за сваку тачку дневног реда. То би требало да буде укупно у укупном временском оквиру састанка.

Започните састанке на време

Ако радите у некој од оних култура где се људи спремају за састанке све до пет или десет минута након заказаног времена почетка, време је да започнете нови тренд. Једна фирма охрабрује своје менаџере да затворе врата у заказано време почетка, а они који касне нису добродошли да присуствују. Иако је ово можда драконије него што се волите понашати, не бисте требали имати потешкоће да доведете ред до састанка, прегледате сврху и потврдите очекивања и време.

Не чекајте да се не појаве злобници. Кад неко дође касно, не враћајте се и прегледајте оно што је већ покривено. Наставите са темама својих састанака. Ово ће бити непријатно за потешкоће и побољшаће изгледе да стигну на време на следећем састанку.

Ако се организатор / спонзор састанка не појави на време, размотрите састанак отказан и вратите се на посао. Раздобље чекања од пет до седам минута је разумно. Шансе су да је организатор састанка наишао на неочекиване потешкоће и радије би да не губите време чекајући на њега.

Држите састанак на тему

Добра пракса је доделити некоме улогу да свакога прати на састанку. Пречесто се расправе повлаче, а затим деградирају до вртлога мишљења, идеја, чињеница и емоција. Уместо тога, доделите улогу и обавестите све присутне да ће се овај појединац уплитати ако и када дискусија скрене са дневног реда и одређене тачке дискусије. У неким се компанијама ова улога наводи као „Прометна копија“, а у другима „Чувар теме“. Без обзира на етикету, улога је изузетно корисна у јачању ефикасности и продуктивности ваших састанака.

Ако се појаве додатне теме које су ван дневног реда, али су важне за дискусију, оне би требале бити јасно заробљене и смештене на „паркингу“ за будуће разматрање и дискусију или за дискретан састанак. Власник састанка задржава право да дозволи мању различиту дискусију ако подржава укупну сврху састанка.

Чувајте и дистрибуирајте белешке / записнике о састанцима

Неко други, осим организатора састанка, требало би да води записник састанка. Добро снимање записника укључује:

• Вријеме састанка, датум, локација
• Опис сврхе
• Копија дневног реда
• Листа присутних и списак оних који нису присуствовали
• Детаљан сажетак са списком закључака, радњи, одговорности и датума завршетка. Многи биљежници користе дневни ред као водич за попис закључака и радњи.
• Планирани пратећи састанак ако је заиста потребан.

У идеалном случају, дистрибуирајте белешке о састанку што је пре могуће након закључка састанка и апсолутно у року од једног радног дана. Записници и белешке служе као важан подсетник за учеснике, као и извор информација за остале заинтересоване стране или оне који су састанак пропустили. Записници су изврстан алат за подсјећање људи и тимова на њихове почињене радње.

Доња граница

Могуће је да ће састанак резултирати позитивним исходом, помажући у покретању пројеката и људима напријед, само на то не рачунајте. Неколико марљивости и намерно јачање ваших техника управљања састанцима побољшаће ваше шансе за постизање великог резултата.