Укажите поверењу шефу помоћу плана управљања ризиком

Садржај

• Шта је управљање ризиком у управљању пројектима?
• Планирање управљања ризиком
• Процес управљања ризиком у 5 корака
• 1. корак: Иницирајте
• Корак 2: Идентификујте
• Корак 3: Процијените
• Корак 4: Планирајте одговоре
• Корак 5: Имплементација

Најбољи руководиоци пројеката имају потпуно поверење свог линијског менаџера и спонзора пројеката. Извршни кадрови који стоје иза својих пројеката верују им када кажу да им је потребно додатно финансирање, више ресурса или помоћ у решавању проблема.

Када радите у ризичним ситуацијама, потребан вам је прави комплет. Као и планинар с руксаком од конопа и дерема, потребни су вам и алати за рјешавање пројектног ризика.

Можете повећати поверење менаџера у свој пројекат помоћу плана управљања ризиком. Једноставан процес у пет корака може огромно трансформисати како ваш шеф види ваш пројекат (и вас).

Шта је управљање ризиком у управљању пројектима?

Управљање ризиком у управљању пројектима је процес идентификације, процене и реаговања на ризике пројекта.

Пројектни ризици су ствари које могу утицати на пројекат (позитивно или негативно, али људи генерално тумаче ризик као догађаје који би негативно утицали на пројекат).

Без обзира да ли је ваш пројекат велик или мали, с њим ће бити повезани ризици. Ови ризици могу бити било шта, од ризика да вам се парада у школи сруши до ризика од повећања цена до критичне компоненте вашег новог кола.

Ризик пројекта, ако се њиме не управља правилно, може отежати његову успешну реализацију. Непреверјени ризици могу додати време вашем распореду, рад за ваше време и новац за ваш буџет. Менаџери се нервирају због оваквих ствари. Све то се може избећи планом управљања ризиком.

Планирање управљања ризиком

План управљања ризиком је сјајан начин да повећате своје самопоуздање у способност вашег пројектног тима да испуни - и то се прелива и у повећање поверења вашег менаџера. Желите да они верују да то можете, и желите да буду свесни шта вас може спречити да успешно реализујете пројекат. План управљања ризиком је савршен алат за то.

И погодите шта? Започети је врло лако.

Управљање ризиком пројеката је једноставан процес у пет корака. Немојмо то више компликовати него што мора бити. То је нешто од чега можете почети данас, припремите се за разговор о томе на вашем следећем састанку и завршите га док неко уписује записнике.

Процес управљања ризиком у 5 корака

Као и код толико делова управљања пројектима, управљање ризиком је процес. Пет корака су:

1. Иницирајте
2. Идентификујте
3. Проценити
4. План одговора
5. Имплементација

Ако вам ови појмови тренутно не значе пуно, молим вас, придржавајте се - објаснићу вам све.

1. корак: Иницирајте

Прво, желите да поставите контекст за управљање ризиком у окружењу управљања пројектима.

Овде вероватно нема много посла јер би неко у вашој компанији већ припремио политику корпоративног ризика и све што требате да урадите је да га откријете. Ово ће објаснити приступ компаније ризику и можда чак обвезати предлошке који су вам потребни. Предлошци вам увек штеде посао, па припазите и на њих!

Чак и ако немате политику корпоративног ризика, неко други ко управља пројектима поред вас може имати план управљања пројектним ризиком који можете копирати. Зашто измислити точак? Поновна употреба докумената је неопходна ако желите да уштедите време и да завршите више.

Користите оно што сте сазнали за израду плана управљања ризиком за свој пројекат. Ово је део вашег укупног плана управљања пројектима и говори о томе како ћете приступити управљању ризиком на вашем пројекту.

Ако не знате шта да ставите у то, читајте даље! Следећи кораци ће вам дати бољу представу о чему треба да разговарате у свом плану управљања ризиком.

Ово побољшава поверење: Покажите свом менаџеру да имате приступ решавању несигурности на вашем пројекту и да активно идете на управљање ризиком.

Корак 2: Идентификујте

Након што вам је приказан приступ, можете почети са њим.

Сада идентификујете ризике који ће утицати на ваш пројекат. Ово је само временски снимак у времену и ваш регистар ризика је нешто што бисте желели да се враћате из времена и времена како бисте осигурали да и тамо буде унето нешто ново.

Ризике можете идентификовати коришћењем контролног списка уобичајених ризика, интервјуирањем заинтересованих страна у пројекту (посебно о тешким заинтересованим странама, јер они обично имају пуно тога за рећи о томе што може поћи по злу), сесијама браинсторминга и употребом вашег здравог разума.

Тражите ствари које би могле створити проблеме ако би се икада догодиле. (Запамтите, ризици се још нису догодили. Проблеми са пројектом су ствари које су се већ догодиле.)

Без обзира да ли се бавите тиме, свакако бисте требали укључити и друге људе. Сам, нећете имати читаву слику и на крају ћете пропустити ствари.

Било који ризик може и треба идентификовати ризике. Као менаџер пројеката ваш посао је да подстакнете колеге да повећају ризик с вама тако да као тим можете учинити нешто у вези с њима.

Сви идентификовани ризици треба да се евидентирају у регистру ризика. Ако у тиму имате координатора пројеката или особу за подршку пројекту, они то могу учинити. У супротном, то је део административних послова које треба да обављате.

Ово побољшава поверење: Доказ да сте свесни кључних ризика који могу утицати на ваш пројекат и да имате на располагању средства да стално остајете свесни нових ризика.

Корак 3: Процијените

Ризици се затим процењују на вероватноћу и утицај. Када процењујете ризик, размислите колико је вероватно да ће се он догодити, колико ће коштати поступање и колико времена ће вероватно додати вашем временском оквиру пројекта.

Као додатну меру, такође можете проценити близину, што значи колико је временски близу, могуће је да ће се догодити ризик. Ризик са великом близином потенцијално би се могао ускоро догодити. Ризик са малом близином може се догодити у неком тренутку у далекој будућности. То вам може дати још један фактор за одређивање приоритета вашег времена и енергије када је у питању суочавање са ризицима.

Ово побољшава поверење: Осигурати свом менаџеру да сви у тиму имају јасну представу о томе шта би се могло догодити ако се било који од ових ризика заиста оствари.

Корак 4: Планирајте одговоре

Сада смо дошли до меснатог дела вашег плана управљања ризиком. У овом кораку разрадите како управљати ризиком идентификујући одговарајући одговор.

То радимо јер до сада све што имате је листа онога што би се могло догодити да ваш пројекат избаците из правца у будућност и колико би могао бити велики посао. Оно што ће ваш менаџер желети знати је сљедеће: Шта ћете учинити у вези с тим?

Опћенито, постоје четири ствари које можете учинити да бисте се бавили и управљали пројектним ризиком. Су:

• Избегавајте: предузмите кораке да се овај исход не догоди.
• Пренос: Пребацивање одговорности на другу страну, као што је полиса осигурања.
• Ублажавање: предузмите мере за смањење утицаја проблема ако се он догоди.
• Прихватите: Схватите да може доћи до ризичног исхода и уз сагласност вашег тима не предузимајте никакве радње да то спречите.

Неки од ваших ризика могу имати позитиван исход. На пример, постоји ризик да продате толико новог производа да прекините телефонске линије. То би био леп проблем имати, али то је ипак ризик који бисте требали планирати.

Постоји неколико начина на које се можете припремити за позитиван ризик укључујући:

• Искористите: Дајте све од себе како бисте били сигурни да ће се тај исход догодити како бисте могли да искористите награде.
• Подела: Радите са другим колегом или компанијом како бисте повећали вероватноћу за позитиван ризик.
• Побољшајте: Утицај на факторе који могу допринети позитивном исходу и покушати добити још већу корист.
• Прихвати: Признај могућност позитивног ризика и не предузимај ништа.

Морате разрадити која је стратегија реаговања најбоља за сваки ризик у вашем регистру. На пример, можда ћете одлучити да је ризик од урушавања фабричког крова нешто што ћете једноставно прихватити, јер се вероватно неће догодити. Међутим, ризик да тровање храном однесе половину ваше радне снаге нешто је што ћете активно ублажити преквалификацијом свога угоститељског особља. Ако се то већ догодило и заиста је врло вероватно ако нешто не учините у вези с тим, хтећете да ублажите ризик.

Једном када је одговор идентификован и договорен, власници ризика могу бити именовани за спровођење акционог плана за управљање ризиком. Другим речима, треба вам неко да буде одговоран за увид у задатке око којих се договорите у свом плану.

Ово побољшава поверење: Покажите свом менаџеру да сте размотрили шта треба да радите у вези ствари које могу изазвати проблеме вашем пројекту и да постављате планове за смањење неизвесности и ризика за пројекат.

Корак 5: Имплементација

Ваш план управљања ризиком би до сада требао укључивати ко ће бити одговоран за обављање активности ублажавања ризика за сваки ризик. Сада би требали радити кроз те задатке, тако да активно управљате отвореним ризицима.

Ово побољшава поверење: Доказујући да ви и ваш пројектни тим можете пратити оно што сте рекли да ћете учинити. Извештавањем о ономе што сте постигли и ризицима које сте умањили, то показује вашем менаџерском тиму да озбиљно испуњавате и учините оно што је потребно како би ваш пројекат у будућности доказао против проблема.

Једном када ризик пређе - када више није битан јер се или догодио или се више не може догодити - можете га затворити из свог регистра ризика.

Постављање овог плана управљања ризиком пројекта може вас раздвојити од осталих менаџера. Ваш шеф ће имати доказе да можете стратешки и креативно да размишљате о томе шта би могло да изазове ваш пројекат и - што је најважније - учините нешто у вези с тим. Бићете особа која активно решава проблеме пре него што се они догоде, уклањајући блокаде путева и спремни сте на било шта!

Пошто се види да добро управљате пројектним ризиком, сигуран је начин да га менаџмент схвати као сигуран пар руку. Не требате мноштво искуства или сертификата за успешно управљање пројектним ризиком (иако постоје формалне квалификације у управљању ризиком). Овај лак процес у пет корака ускоро ће значити да је управљање ризиком пројекта уграђено у ваше планове пројеката.