10 критичних корака за укључивање у пројектни план

Садржај

• Циљеви пројекта
• Обим пројекта
• Занимљивости и главни резултати
• Структура прекида рада
• Буџет
• План људских ресурса
• План управљања ризиком
• План комуникација
• План управљања заинтересованим странама
• План управљања променама

Пројектни план је врхунац пажљивог планирања од стране пројектног менаџера. Главни документ који води како ће се пројект одвијати, у складу са намерама руководиоца за сваки кључни аспект пројекта. Иако се планови пројеката разликују од компаније до компаније, постоји десет критичних елемената или корака које би требало укључити у ефикасан пројектни план како би се избегла конфузија и принудна импровизација током фазе извршења пројекта.

Циљеви пројекта

Циљеви пројекта су дефинисани у повељи о пројекту, али их треба укључити у пројектни план као и додатно објашњење циљева пројекта или уврстити повељу као додатак. Без обзира како пројект менаџер изабрао да уврсти циљеве у пројектни план, важно је одржати јасну везу између пројектне повеље - првог кључног документа пројекта - и другог кључног документа пројекта, његовог пројектног плана.

Обим пројекта

Као и пројектни циљеви, обим је дефиниран у повељи и руководилац пројекта требао би га даље прецизирати у плану пројекта. Дефинисањем обима, менаџер пројекта може почети да приказује како ће на крају изгледати циљ пројекта или готов производ. Ако опсег није дефинисан, може се проширити током целог пројекта и довести до прекорачења трошкова и промашених рокова.

На пример, ако водите маркетиншки тим да креирате брошуру за линију производа компаније, требало би да означите колико ће страница бити и навести примере како би готов производ могао изгледати.

За неке чланове тима брошура може значити двије странице, док друге могу сматрати да су десет страница одговарајуће. Дефинисање опсега може добити цео тим на истој страници на почетку.

Занимљивости и главни резултати

Кључна достигнућа пројекта називају се прекретницама, а кључни производи рада називају се главним резултатима. Обоје представљају велике компоненте рада на пројекту. План пројекта треба да идентификује ове ставке, дефинише их и постави рокове за њихово довршавање.

Ако организација предузме пројекат развоја новог софтвера, главни резултати би могли бити коначна листа пословних захтева и како их спровести.

Након тога, пројекат би могао да има прекретнице за завршетак дизајна, тестирање система, тестирање прихватања корисника и датум покретања софтвера. Ове прекретнице имају повезане производе за рад, али више се тичу процеса, него самих производа.

Прелазни и главни рокови испоруке не морају бити тачни датуми, али што је прецизније, то боље. Прецизни датуми помажу руководиоцима пројеката да тачније разграде радне структуре.

У овој фази плана креићете прекретнице како бисте могли да узмете велике или високе резултате и да их поделите на мале резултате, који ће се моћи навести у следећем кораку.

Структура прекида рада

Структура рашчламбе на раду (ВБС) деконструише прекретнице и главне резултате у пројекту на мање делове, тако да једној особи може бити додељена одговорност за сваки аспект. Развијајући структуру рашчламбе на раду, руководилац пројекта разматра многе факторе као што су снаге и слабости чланова пројектног тима, међузависности међу задацима, расположиви ресурси и укупни рок пројекта.

Руководиоци пројеката су на крају одговорни за успех пројекта, али посао не могу сами. ВБС је алат који руководилац пројекта користи да осигура одговорност на пројекту, јер говори спонзору пројекта, члановима пројектног тима и заинтересованим странама који су одговорни за то. Ако је руководилац пројекта забринут за неки задатак, они тачно знају са ким да се састану у вези с тим проблемом.

Буџет

Буџет пројекта показује колико се новца издваја за завршетак пројекта. Руководилац пројекта одговоран је за распоређивање ових ресурса на одговарајући начин. За пројекат који има добављаче, руководилац пројекта осигурава да се испоруке заврше у складу са условима уговора, обраћајући посебну пажњу на квалитет. Неки прорачуни пројеката односе се на план људских ресурса.

Важно је утврдити трошак за сваку прекретницу и остварив увид у то колико времена треба, као и трошкове радне снаге који су укључени у извршавање задатака. Трошак пројекта је везан за колико времена пројекта траје, што се враћа опсегу пројекта. Обим, прекретнице, задаци и буџет морају бити усклађени и реални.

План људских ресурса

План људских ресурса показује како ће пројекат бити ангажован. Понекад познат као кадровски план, кадровски план дефинише ко ће бити у пројектном тиму и колики временски ангажман очекује свака особа. У изради овог плана, менаџер пројекта преговара са члановима тима и њиховим супервизорима о томе колико времена сваки члан тима може посветити пројекту. Ако је потребно додатно особље да се консултује о пројекту, али је део пројектног тима, то је такође документовано у кадровском плану. Опет се консултују одговарајући супервизори.

План управљања ризиком

Много ствари може поћи по злу на пројекту. Иако је предвиђање сваке могуће катастрофе или мањег штуцања изазовно, могу се предвидјети многе замке. У плану управљања ризиком менаџер пројекта идентификује ризике за пројекат, вероватноћу да ће се ови сценарији догодити и стратегије за њихово ублажавање. Да би формулисао овај план, менаџер пројекта тражи допринос од спонзора пројекта, пројектног тима, заинтересованих страна и интерних стручњака.

Стратегије ублажавања уводе се за ризике који ће се вероватно појавити или су са њима повезани високи трошкови. Ризици за које је мало вероватно да ће се појавити и они који имају мале трошкове примећују се у плану, иако немају стратегије ублажавања.

План комуникација

Комуникациони план описује како ће се пројекат комуницирати са различитим публикама. Слично као и структура прекида рада, план комуникације додељује члану пројектног тима одговорност за комплетирање сваке компоненте.

У овом је кораку важно навести како ће се проблеми комуницирати и рјешавати у тиму и колико често ће се комуникација обављати са тимом и заинтересованим странама или шефом. Свака порука има намењену публику. Комуникацијски план помаже руководиоцима пројеката да осигурају да праве информације дођу до правих људи у правом тренутку.

План управљања заинтересованим странама

План управљања заинтересованим странама идентификује како ће се актери користити у пројекту. Понекад заинтересоване стране само требају примати информације. За то се може водити рачуна о комуникацијском плану. Ако је потребно више заинтересованих страна, план управљања заинтересованим странама предвиђа начин на који ће га добити.

План управљања променама

План управљања променама предвиђа оквир за уношење промена у пројекат. Иако руководиоци пројеката желе да избегну промене у пројекту, оне су понекад неизбежне. План управљања променама пружа протоколе и процесе за уношење промена. За одговорност и транспарентност је критично да спонзори пројеката, руководиоци пројеката и чланови пројектног тима следе план управљања променама.