Основно управљање пројектима 101

Садржај

• Шта је управљање пројектима?
• Елементи пројекта
• Најважнији елемент: домет
• Ресурси
• време
• Новац
• Управљање пројектима је уметност и наука

Управљање пројектима једна је од најважнијих компоненти успешног пословања. Утјече на приходе и обавезе, те на крају утјече на задовољство и задржавање клијента. Ваша компанија можда има само један пројекат који ради истовремено, док би друге веће корпорације и субјекти могли жонглирати по неколико пројеката одједном. По својој природи пројекти су привремени.

Пројекти су средство за постизање циља и циљ ће на крају бити постигнут. Ваше предузеће може прећи на други пројекат ... или не. То би могао бити једнократан циљ.

Пројекти подстичу растућу потребу за радном снагом. Институт за управљање пројектима проценио је да ће током периода 2010–2020. У свету бити додато више од 15 милиона нових позиција за управљање пројектима.

Шта је управљање пројектима?

Управљање пројектима није цео рад ваше компаније. То је само један сегмент, одређени пројекат са детаљним планом о томе како ви и ваше пословање постижете тај циљ. То је план детаљан у низу корака, од којих је сваки важан као и остали. Морате постићи један да бисте правилно прешли на следећи.

Водите рачуна о управљању пројектима као мердевинама уз које се морате попети. Не можете скочити на врх За највећу ефикасност морате га преузети зупчаником. Ваш тим мора применити алате који су им доступни као и њихову стручност и знање за извршење сваког корака и прелазак на следећи.

Довољно је једноставно рећи да желите доћи до Бока, па ћете направити 25 корака у том правцу. Али такође морате да узмете у обзир временски период у свом пројектном плану и највероватније ћете морати да радите у оквиру буџета. Можете да се увучете тих 25 корака или да трчите. Зависи од тога колико брзо морате стићи да бисте успешно завршили пројекат. Можете уштедети новац путујући пешке или можете унајмити возача. Зависи од буџета који сте посветили пројекту.

Не постоји приступ, систем или план јединствене величине. Сваки пројекат с којим се ви и ваша компанија бавите највероватније ће имати свој временски оквир, циљ и буџет. Зато је толико критично да имате паметног, талентованог менаџера пројеката који ће водити емисију.

Елементи пројекта

Успешан менаџер пројеката мора истовремено да управља четири основна елемента пројекта. Ови елементи су међусобно повезани.

• Обим: Ово укључује величину, циљеве и захтеве пројекта.
• Ресурси:Требаће вам људи, опрема и материјали на месту.
• Време: Ово се не односи само на то колико ће времена пројекат укупно трајати. Мора се рашчланити на трајање задатака, зависности и критичан пут.
• Новац:Имајте чврсто разумевање трошкова, непредвиђених догађаја и профита.

Најважнији елемент: домет

Обим пројекта је дефиниција онога што пројекат треба да постигне и буџета времена и новца који су створени за постизање ових циљева. Свака промена у обиму пројекта мора имати промене у буџету, времену, ресурсима или сва три.

Ако је делокруг пројекта изградња зграде за смештај три видгета с буџетом од 100 000 УСД, очекује се да ће то урадити и пројектни менаџер. Ако је опсег промењен у зграду за четири виџета, руководилац пројекта мора да добије одговарајућу промену времена, новца и ресурса.

Ресурси

Постоје три аспекта разумевања и управљања ресурсима: људи, опрема и материјал.

Успешан руководилац пројекта мора ефикасно да управља ресурсима додељеним пројекту, укључујући чланове пројектног тима, особље продавца и подизвођаче. Он мора осигурати да његови запослени посједују вјештине и алате потребне за довршетак посла, а стално мора пратити да ли има довољно људи да заврше пројекат у року. Његов је посао осигурати да свака особа разумије задатак и пројектује рокове.

Старији члан сваке групе запослених пријављује се руководиоцу пројекта када управља директним запосленима, али запослени могу имати и линијског менаџера који пружа техничке смернице. У ситуацији управљања матрицом попут пројектног тима, посао менаџера пројекта је да пружи смернице пројекту линијским менаџерима. Управљање радним подуговорима обично значи управљање тим тим за раднике који имају подуговорне уговоре, а они управљају тим радницима.

Руководилац пројекта мора често набавити опрему и материјале и управљати њиховом употребом како би тим могао ефикасно да послује. Одговорна је за то да у одговарајуће време има одговарајућу опрему и материјале.

време

Три елемента успешног управљања временом су задаци, распоред и критични пут.

Саставите распоред пројеката тако што ћете навести све задатке који морају бити испуњени. Неке се морају радити узастопно, док се друге могу преклапати или обавити у тандему. Сваком задатку одредите трајање. Додијелите потребне ресурсе. Одредите претходнике - који задаци морају бити завршени пре других - и наследнике, задатке који не могу да се покрену док други задаци нису завршени. Овај аспект управљања пројектима се понекад назива управљање водопадом јер један задатак следи други у мање-више секвенцијалном редоследу.

Софтвер за управљање пројектима може поједноставити задатак креирања и управљања распоредом пројеката.

Неки задаци имају малу флексибилност у траженим датумима почетка и завршетка. То се назива "плутај". Остали задаци немају флексибилност. Имају нулту пловку. Линија кроз све задатке са нултим пловком назива се критична путања. Сви задаци на овој стази - а може бити више, паралелних стаза - морају се довршити на време ако пројекат треба да стигне у року. Кључни задатак менаџера пројекта је надгледање критичног пута.

Новац

Три аспекта управљања новцем су трошкови, непредвиђене ситуације и добит.

Сваки задатак има трошак, било да је то радни сати рачунарског програмера или откупна цијена кубичног бетона. Сваки од ових трошкова процењује се и збраја се приликом припреме буџета пројекта.

Неке процене биће тачније од других. Пројектни буџет би, дакле, требало да садржи додатак у случају непредвиђених стања - новац издвојен у буџету "за сваки случај", стварни трошак предмета се некако разликује од процењене.

Профит је новац који компанија жели да заради од задатка. То се плаћа на врху трошкова.

Дакле, буџет пројекта је састављен од процењеног трошка, непредвиђеног и увећаног профита. Посао руководиоца пројекта је да задржи стварни трошак на или испод процијењеног трошка и да максимизира добит који компанија заради на пројекту.

Управљање пројектима је уметност и наука

Успешно управљање пројектима траје пракса. Ове идеје могу вам дати основно разумевање управљања пројектима, али сматрајте то само почетком. Ако ваш посао или каријера укључује управљање пројектима и ако желите да побољшате своје вештине, разговарајте са успешним руководиоцима пројеката, читајте и вежбајте. Управљање пројектима може бити веома корисна каријера.