Савјети о одговорности тима за управљање пројектима

Садржај

• Адреса одговорности на састанку Кицкофф-а
• Означите међусобну повезаност задатака
• Добијајте јавне обавезе о акционим ставкама
• Јавно пратите на акцијама
• Суочите се са лошим перформансама
• Ескалирајте проблеме са перформансама када је то потребно

Одговорност, која је пресудна за успех сваког пројекта, не значи да руководилац пројекта мора чувати, управљати микроскопом или прегледати људе да би обавили ствари. Такве тактике често изазивају свађу и непријатељство према менаџеру пројеката. Уместо да буде једина особа која сматра одговорне људе, бољи приступ који менаџер пројекта може да предузме је оснаживање целог тима да подрже одговорност пројекта. Ево шест начина за изградњу одговорности у пројекат:

Адреса одговорности на састанку Кицкофф-а

Почетак састанка пројекта је време да се пројектни тим узбуђује око пројекта и постави очекивања како ће се пројекат одвијати. Унапред постављање одговорности као темељног принципа пројекта је критично.

На почетку састанка, спонзор пројекта и менаџер пројекта јасно дају своја очекивања. Спонзор пројекта бележи како ће одговорност менаџера пројеката и како ће руководилац пројекта одговарати свима другима.

Ту се одговорност не зауставља. Настављајући на овим тачкама, руководилац пројекта даје члановима тима да знају да очекују да и њих преузме одговорност менаџера пројеката. Руководилац пројекта такође примећује како очекују да ће се чланови тима међусобно сматрати одговорним. Позива се једни на друге под условом да сви чланови тима одржавају професионализам и поштовање према другима.

Ове изјаве успостављају јасан систем одговорности. Руководилац пројекта је на крају одговоран за успех пројекта, али да би успео, менаџер пројекта очекује да сви буду одговорни и да једни друге одговарају.

Означите међусобну повезаност задатака

Пројекти готово увек укључују и међузависне задатке. Неке ствари се морају дешавати узастопно да би пројекат био успешан. Како водитељ пројекта тиму износи детаље о пројекту, руководилац пројекта требао би намерно да истакне како се задаци пресијецају.

Понекад се задаци покрећу истовремено. Може се десити из потребе или у интересу ефикасности. По завршетку задатака њихови се радни производи стављају на употребу у наредном задатку. Структура одговорности функционише као у горњем примеру. Они који раде на наредним задацима сматрају одговорним оне који раде на претходним задацима.

Када менаџер пројекта показује члановима тима како се задаци односе једни према другима и како сваки члан тима мора да уради добро дело у корист осталих чланова тима, менаџер пројекта стимулише чланове тима који се међусобно сматрају одговорним.

Ако један члан тима не може започети задатак све док други члан тима не заврши свој задатак, зависни члан тима заинтересован је за успех другог члана тима и сматрат ће одговорним за благовремене и квалитетне перформансе.

Добијајте јавне обавезе о акционим ставкама

Један од разлога што руководиоци пројеката одржавају састанке тима је одредити наредне кораке на основу напретка пројекта. Кад је то могуће, ствари би требале ићи по плану, али када се појаве неочекивани проблеми, треба их решити.

Без обзира ко се слаже да се бави проблемом, члан тима који преузме задатак, руководилац пројекта треба да документује шта треба учинити и до када треба да буде завршен.

Ставка акције тада треба бити укључена у биљешке о састанцима или у дневник акција. Различите филозофије управљања пројектима то раде другачије. Кључно је уписати акционе ставке за будућу употребу.

Јавно пратите на акцијама

Када се чланови тима обавезају, цео тим се мора моћи ослонити на задатак који је обављен. Писање тих обавеза је сјајно, али задатке треба испунити.

Пошто су задаци додељени, руководилац пројекта треба да следи како би се обезбедио да се чланови тима придржавају своје речи. Најбољи део поделе одговорности је то што руководиоци пројеката не морају да буду негативци.

Једном када пројектни менаџер успостави атмосферу одговорности, нема потребе да менаџер пројекта усмерава некога ко не следи. Групна динамика ће се побринути за ситуацију. Притисак вршњака може позитивно функционисати. Менаџер пројекта треба само да скрене пажњу на акцију и пусти одговорну особу да говори.

С времена на време, менаџер пројекта можда ће морати постављати пробна питања зашто обавеза није испуњена, али обично ће одговорна особа доћи до грешака, погрешних рачуна или баријера и постави нову обавезу да испуни оригиналну акцију и вероватно да би се искупио било какав неуспех у перформансама.

Суочите се са лошим перформансама

Лоше перформансе члана пројектног тима су проблем с којим се руководиоци пројеката морају суочити брзо и дипломатски. Ако други чланови пројектног тима виде да се толеришу лоше перформансе, њихова мотивација ће пропадати и њихов учинак ће се вероватно смањити.

Међутим, менаџери пројеката не могу да се баве хреновкама и тако смањују извођаче када не испуњавају очекивања. То је чин равнотеже између брзог руковања стварима и руковања њима на људски начин.

Лоше перформансе не нестају саме од себе. Не може се задржати, али руководиоци пројеката морају пружити времену сиромашним извођачима да исправе своје понашање након што им се прикаже пажња.

Ескалирајте проблеме са перформансама када је то потребно

Ако руковање са лошим перформансама један на један не ради, менаџер пројекта мора то питање да проследи надзорнику члана тима. Ако то не успе, спонзор пројекта можда ће морати да интервенише.

Пре ескалације проблема спонзору пројекта, менаџер пројекта би требао исцрпити све друге могућности. У случају лоших перформанси, руководилац пројекта требао би бити специфичан са спонзором пројекта и дати препоруке за рјешење проблема.

Ако руководилац пројекта жели да члан тима саветује менаџера другог реда, на пример, менаџер пројекта треба да то каже. Ако руководилац пројекта жели да се члан тима замени, менаџер пројекта треба да поднесе такав захтев. Руководилац пројекта треба да пружи опције и истакне предности и недостатке сваке опције.