Листа вештина и одговорности канцеларијског помоћника и одговорности

Видео: 6 марта один раз в год скажите эти слова от черной зависти. Прощеное воскресенье, народные приметы

Садржај

Одговорности за посао помоћника у уреду
Како се користе спискови вештина
Врхунске вештине помоћника за Оффице

Радна места помоћника у канцеларијама (слична личним асистентима) могу се наћи у свим индустријама и деле прилично велики сет вештина. Канцеларијски помоћници су понекад познати као секретари или административни помоћници, али оно што они раде је помоћ у функционисању канцеларије. Без обзира да ли канцеларија припада адвокатској фирми, медицинској пракси, образовној установи или корпорацији, потребе су сличне; неко мора да води евиденције, одржава распоред и води рачуна о рутинској комуникацији у име људи који користе канцеларију. Да би неко могао бити ти.

Одговорности за посао помоћника у уреду

Иако су положаји помоћника канцеларије углавном слични једни другима, посао је и даље променљив - он се разликује из дана у дан, пре него из службе у канцеларију. Данас бисте могли да делујете као рецепционар, сутра ће вам можда требати да поправите штампач, а дан након тога мораћете да пребаците цео кабинет за подношење у двадесет и први век. За успех ће вам требати веома широка вештина.

Канцеларијски помоћници су међу великим јунацима пословног света, јер кад свој посао уредно обављате, нико то не примећује - изгледа да канцеларија ради сама. Али неки уживају у брзом, али флексибилном раду, осећај као да су у средишту свега. А добар секретар још увек може наћи посао готово било где, у било којој врсти организације.

Како се користе спискови вештина

Можете користити ове листе вештина током процеса тражења посла. Прво, имена ових вештина функционишу као кључне речи, зато их користите што више можете током писања животописа. Не ослањајте се на ангажовање супервизора да схвате да имате оно што желе, реците им директно.

Друго, те исте кључне речи можете користити у пропратном писму. Концентрирајте се посебно на оне о којима вас највише брине потенцијални послодавац. Мораћете да истражите, јер иако су послови у канцеларијским помоћницима често слични, ангажовање супервизора варира у њиховим приоритетима. Опис посла ће вероватно садржавати листу потребних вештина. Обратите пажњу на то.

На крају, можете користити ову дискусију за планирање вашег интервјуа. Обавезно припремите бар један пример за време које сте демонстрирали вештине из сваке овде наведене категорије.

Такође може помоћи у прегледу наше листе вештина које су наведене према послу и врстама вештина.

Врхунске вештине помоћника за Оффице

Вештине вербалне комуникације: Комуникација је критична мека вештина за канцеларијског помоћника. Мораћете да комуницирате са својим супервизором, колегама из канцеларије, професионалцима којима помажете и вероватно клијентима или људима у другим канцеларијама исте организације. Сви радите као тим и ви сте његово главно средиште за комуникацију. Мораћете да будете весели, корисни, добро обавештени, артикулирани и добар слушалац сваког дана.

Одговорите на телефоне
Односи са клијентима
Комуникација
Просљеђивање телефонских позива
Порука узимање
Усмеравање телефонских позива
Свитцхбоард
Телефон
Вербална комуникација

Писмене вештине комуникације: Већина уредских помоћника пише пуно. Они могу писати дописе, испуњавати обрасце или писати писма или е-поруке. Неки креирају садржај за веб локацију компаније или уређују текст за друге. Јасна, професионална писана комуникација је обавезна.

Преписка
Емаил
Пошта
Е-пошта
Куцање
Обрада речи
Писана комуникација

Љубазност: Помоћник у канцеларији може бити прва особа коју клијент види када уђе у канцеларију. Ако у овом тренутку случајно не буде главни станар, канцеларијски помоћник може бити једина особа са којом посетилац комуницира. Морате бити спремни да сваког посетиоца поздравите осмехом и љубазном речју и помогнете им у ономе што им је потребно колико год можете. Дакле, добре међуљудске вештине су неопходна.

Кориснички сервис
Усмеравање посетилаца
Флексибилан
Пријатељски
Поздравите госте
Интерперсонално
Позитиван став
Поузданост
Добродошли посетиоци

Технолошке вештине: У стара времена, секретари су много куцали. Времена су се променила, па тако и технологија, али канцеларијски помоћници и даље могу да очекују да проводе доста времена испред тастатуре. Уместо да пишете писаћим стројем, мораћете да знате свој пут око различитих софтверских апликација. Знајући како да направите лагану техничку подршку и како да поправите непомични штампач, такође не боли.

рачунар
Екцел
Интернет
Мајкрософт Офис
Мицрософт Ворд
КуицкБоокс
Технологија

Организација: Канцеларијски помоћници морају бити изузетно организовани како би ефикасно жонглирали својим бројним задацима. Морате да помажете и друге људе да се организују, од одржавања календара до уредног одржавања канцеларије.

Административну подршку
Састанци
Наплате
Календари
Свештенички
Унос података
Достава поште
Електронско подношење
Извештаји о трошковима
Подношење
Операције рецепције
Монеи Хандлинг
Уредске дужности
Канцеларијска опрема
Инвентар залиха канцеларијског материјала
Канцеларијски материјал
Оффице подршка
Организација
Папирологија
поштарина

Вештине решавања проблема: Рјешавање проблема или вјештина критичког размишљања важна су за било каквог помоћника у уреду, јер ћете са питањима или проблемима често бити особе с којима се други сусрећу.