Како организовати своје папире
Садржај
- Почетак
- Окупите своје документе
- Категоризирати
- Одвојени витални документи
- Умножите новчаник
- Креирајте једноставан систем архивирања
- У току је одржавање
Већина људи не размишља о важном документу док му не затреба. Ако су ваши папири распрострањени свуда и немате систем централне организације у вашој матичној канцеларији, можете потрошити много времена и енергије у потрази за стварима. Можете чак и нешто изгубити.
Почетак
С неколико једноставних корака можете организовати своје важне папирне документе: Требат ће вам мали ормар за предавање датотека с двије ладице или пријеносни висећи оквир за датотеке, висеће датотеке у шест различитих боја, маниле треће исечене, мапе с горњим картицама и опционални ватроотпорни сеф. Или можете да купите велики уложак за везиво и плочице. Сада сте спремни за почетак.
Окупите своје документе
Пре него што можете да организујете све своје важне документе, морате их пронаћи. Понекад је лакше рећи него учинити. Проверите фиоке за кућне уреде и папире наслагане на вашем столу или столу. Провјерите гомиле папира прекривене кухињским плочама, кухињским ладицама и кошарама. Погледајте комоду за спаваће собе и ноћни ормарић. На крају, али не најмање битно, проверите да ли су у вашој торбици или актовци важни документи које случајно носите са собом.
Категоризирати
Најважнији документи спадају у једну од следећих шест категорија. Поредајте све сакупљене документе на следећи начин:
- Кућа и евиденција имовине: Хипотека, имовински акти, пројекти унапређења куће и примања, приручници за уређаје и гаранције, информације о порезу на имовину, полиса осигурања куће и приручници
- Аутоматски записи: Наслови, евиденције одржавања, полисе осигурања и информације, информације о зајму и евиденције о плаћању
- Здравствене евиденције: полиса осигурања, приручници о накнадама за здравствено осигурање, објашњење здравствених накнада, лекарске рачуне, листе рецепата, флексибилне информације о рачуну за потрошњу, медицинске потврде, медицинске смернице, полисе животног осигурања
- Финансијски извештаји: Изјаве о банкама, пореске пријаве, евиденција о одбитку пореза, евиденција улагања, евиденција о зајму, извод о кредитним картицама
- Електронски записи: Уговори о мобилним телефонима и приручници за опрему; продајне потврде и гаранције за рачунаре, лаптопове и таблете; кабловски и интернет планови и рачуни; Пријем и продаја приручника за бежични рутер
- Лични записи: Извод из матичне књиге рођених, извод из венчања, извод из развода, документи о старатељству, информације о социјалном осигурању, евиденције о имунизацији, пасош, евиденције о војној служби, записи о крштењу и потврди, опоруке, погребни план и подаци о месту сахране. Требали бисте их имати за сваког члана породице. Ако имате кућне љубимце, у ту категорију можете укључити и њихове важне документе као што су ветеринарске и информације о вакцинама.
Одвојени витални документи
Већина ваших важних докумената може се чувати у редовном ормару за подношење или преносном висећем картону. Неки, међутим, заиста треба да се чувају у ватроотпорном сефу или у спољној опреми за складиштење, као што је сеф.
Витални документи би били веома тешки или дуготрајни заменити. Могу да садрже осетљиве личне податке које би крадљивци идентитета могли бити угрожени ако буду украдени. У међувремену, ако је ваш дом уништен ватром или поплавом, пожелите да ови витални документи остану нетакнути.
За већину људи следећи документи сматрали би се виталним: информације о социјалном осигурању, родни листови, полиса осигурања и контакт подаци, опоруке, имовинска документа, титуле аутомобила, пасоши и било који уговор или споразум који захтева оригиналан потпис.
Направите главну листу свих виталних докумената које ставите у свој ватроотпорни сеф или у могућност ван складиштења.
Умножите новчаник
Већина нас свакодневно носи критичне податке у свом новчанику и било би озбиљно непријатно уколико би их изгубили или украли.
Направите копије возачке дозволе, картице давалаца органа, картице (и) здравственог осигурања, чланске карте за теретану, библиотеку, програме лојалности прехрамбених производа, клубова складишта итд., И што је најважније, свих кредитних и дебитних картица (копирање на предњој страни) и назад). Ове копије чувајте са својим другим важним папирним документима.
Креирајте једноставан систем архивирања
Што је систем архивирања једноставнији, то је већа вероватноћа да ћете га стално користити. Узмите сваку категорију важног документа и доделите јој висећу боју датотеке:
- Дом и имовинска евиденција
- Ауто Рецордс
- Хеалтх Рецордс
- Финансијски извештаји
- Елецтроницс Рецордс
- Лични записи
Додајте одговарајући број висећих датотека у ваш систем архивирања за број докумената у свакој категорији.
Користите маниле мапе и креирајте фасциклу за сваки појединачни документ унутар сваке категорије. Поставите мапе у одговарајући одељак са висећим датотекама у боји.
Ако сте купили велики уложак за везивање и прстенове са три прстена, картице означите истим именима записа, пробушите све документе и организујте их. Ако се папири не могу пробушити у рупу, уместите их у фасциклу и уместо њих пробушите.
Ако папирологија није ваша ствар, ово је можда тренутак ослобађања. Можете скенирати све те документе, спремити их на чврсти диск, а затим уништити оригинале.
Али користите сопствено дискреционо право јер је неке папире боље оставити спремљене. Чувајте оригинале свих виталних докумената. Искористите најбоље просуђивање других. Већина финансијских институција је сретна када одете без папира.
У току је одржавање
Једном када се организују ваши важни папири, држите их тако. Сваког месеца када плаћате рачуне, поднесите све нове документе у одговарајући одељак вашег система архивирања. У исто време потражите документе које сте током месеца уклонили из система, а који још увек могу бити ван система архивирања. Поново их архивирајте. Најмање два пута годишње прегледајте документе у систему архивирања да бисте утврдили да ли их могу прочистити. Добар распоред који треба следити је прва календарска година и на крају сваке школске године.
Уз мало труда, можете искористити дугорочне користи и уштедјети вријеме организовањем својих важних папирних докумената.
