Како дати повратне информације одбрањеним запосленима

Садржај

• 10 савета који ће вам помоћи да доставите негативне повратне информације

Повратне информације су један од најмоћнијих алата у приручнику менаџера за јачање перформанси на радном месту.

• Позитивне повратне информације фокусирају се на препознавање и јачање понашања која промовишу високе перформансе.
• Конструктивне повратне информације - које се често позивају као негативне повратне информације - фокусирају се на препознавање и промовисање промјена у понашању које умањују високе перформансе.

Ефикасне повратне информације су специфичне за понашање (било негативне или позитивне) и дају се што је могуће ближе догађају. Иако мотивисани професионалци цене и позитивне и конструктивне повратне информације, руководиоци их често неугодно пружају, посебно било шта што се сматра негативним. У анкетама и истраживачким студијама, менаџери који се боре са пружањем конструктивних повратних информација забринути су да им се неће свидети или се плаше стварања инцидента нудећи критике.

Слиједећи и примјењујући приједлоге изложене у овом чланку, руководилац може избацити страх од давања негативних повратних информација и претворити разговор у конструктиван догађај.

10 савета који ће вам помоћи да доставите негативне повратне информације

1. Дајте своје емоције под контролу. Не желите да критикујете туђе поступке када сте љути или узнемирени. Ако су темпераменти врући, одвојите време да се ствари охладе. Иако су ефикасне, конструктивне повратне информације достављене што је могуће ближе уоченом инциденту, ако је ситуација загрејана, у реду је заказати састанак за наредни дан.
2. Никада не упућујте негативне повратне информације пред чланом тимас. Пронађите приватно место. Водите састанак у вашој канцеларији или закажите конференцијску собу за разговор о повратним информацијама.
3. Фокусирајте се на посматрано понашање, а не на особу. Запамтите, сврха конструктивне повратне информације је елиминирати понашање које умањује високе перформансе. Ако појединац опази да је он или она нападнут лично, брзо ће се претворити у одбрану, а могућност за смислену расправу ће се изгубити.
4. Бити јединствен. Ефикасне повратне информације су специфичне. Предлаже, "Јохне, ти си то сигурно побркао", можда је тачно, али то не говори Ивану шта је погрешно учинио. Исто важи и за Марију да касни да пречесто ради. Уместо тога, опишите врло специфично понашање и идентификујте пословне импликације понашања. На пример: "Мари, када закасните на смену, то захтева од нас да задржимо некога из раније смене. То захтева да платимо прековремени рад; то може донети непријатност вашем колеги, а може смањити и квалитет ако они не разумеју ваш одређени посао. Учини. разумеш?"
5. Будите благовремени. Ако сте икада добили дугу листу негативних повратних коментара о годишњем прегледу перформанси, схватићете колико је овај податак бескористан после чињенице. Повратне информације свих врста треба дати што је пре могуће након догађаја.
6. Остани миран. Без обзира колико сте узнемирени, никад не исплати да изгубите контролу над својим емоцијама. Као што је горе наведено, ако вам треба времена да сакупите своје емоције, одложите дискусију на неколико сати или највише на дан. Подсетите се да је намера повратних информација да промовише унапређење и приступите расправи са овим позитивним ставом.
7. Поновно потврдите своју веру у особу. То појачава корак три, али овде им кажете да још увек имате веру у њих као особу и њихове способности; само се њихов перформанс жели променити. Реците нешто попут „добар сте представник службе за кориснике, тако да сам сигуран да видите потребу да будите стрпљивији према купцима“.
8. Престаните да разговарате и позовите другу страну да се укључи. Након што сте рекли особи које су то конкретне ситуације, недавне акције су биле неприкладне и зашто, престаните да разговарате. Дајте другој особи прилику да одговори на ваше изјаве и постави разјашњена питања.
9. Дефинишите и договорите се о обострано прихватљивом акционом плану. Договорите се о томе који је будући учинак погодан за запосленог. Ако постоје одређене ствари које запослени треба да почне да ради или треба да престане да ради, будите сигурни да су јасно идентификоване. Ако нешто треба да урадите, можда се додатна обука запосленог сложи и око тога.
10. Одредите време за праћење.Постављање јасног датума и времена за преглед акција и побољшања важан је део процеса повратних информација. Успоставља одговорност и побољшава вероватноћу побољшања перформанси.

И запамтите, након што сте послали конструктивне повратне информације и договорили се о плану решавања и праћења, наставите са послом. Не упућујте лошу вољу према запосленом јер су погрешили. Немојте да лебдете над њима из страха да би могли да погреше. Пратите њихов рад као и сви запослени, али немојте опседнути.